Briefing adalah pengarahan. Briefing harus diberikan setiap saat kepada para karyawan dan bawahan untuk mensosialisasikan aturan-aturan dan kebijakan-kebijakan yang telah dibuat. Dan ini harus dibiasakan, sebab tidak gampang mengubah kebiasaan briefing yang biasanya tidak ada menjadi ada. Banyak orang-orang yang menganggap remeh kebiasaan briefing yang dilakukan setiap hari, padahal sebetulnya briefing sangat penting dan sangat vital agar suatu informasi dapat diterima dengan cepat. Tak perlu menjadi soal mengenai materi briefing yang dilakukan setiap hari, bahkan jika tidak ada materi pun setidaknya membiasakan berkumpul bersama di setiap pagi ataupun petang hari. Dan jika sudah terbiasa, maka apabila ada informasi yang sangat penting seorang leader tidak perlu susah lagi untuk mengundang rapat ataumengumpulkan para karyawan. Bahkan hanya dari berkumpul bersama biasanya suatu ide akan muncul secara tak terduga.

Secara umum tujuan briefing adalah :

1. Memberikan pengarahan tentang kinerja bawahan supaya tetap sesuai dengan visi dan misi organisasi.

2. Mengingatkan para bawahan agar selalu menerapkan Standar Operational Prosedur di setiap pekerjaan-pekerjaan yang dilakukannya.

3. Menyampaikan informasi-informasi yang dianggap penting dalam pelaksanaan pekerjaan.

4. Menyamakan dan memberitahu pemikiran dari pimpinan kepada para bawahannya, sehingga para bawahan sejalan dan mengikuti pemikiran pemimpinnya tersebut

Pada perusahaan-perusahaan besar, briefing dilakukan setiap pagi sebelum karyawan mulai bekerja, dansetiap sore atau malam sebelum pulang. Briefing agi bertujuan untuk membahas rencana kerja serta target-target yang akan dicapai pada hari itu. Briefing sore adalah untuk mengevaluasi kerja dan pencapaian target yang telah dilakukan pada hari itu.

Briefing dilakukan dalam waktu yang bervariasi tergantung kebutuhan. Bisa 10 menit, bahkan mungkin pula selama 1 jam. Lama atau tidaknya suatu briefing tergantung dari faktor urgensi materi ayng dibahas. Namun harus diingat bahwa kunci briefing adalah singkat, padat, dan jelas. Jangan membuang-buang waktu dengan membahas sesuatu hal yang sebenarnya tidak membutuhkan banyak waktu. Hal ini tujuannya adalah agar pekerjaan yang akan dilakukan tidak tertunda pelaksanaannya,dan menghindari kebosanan para bawahan yang menyebabkan mereka menjadi malas untuk mengikuti briefing di hari-hari selanjutnya. Gunakan bahasa komunikasi yang efektif agar pesan-pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik olehpara bawahan.

Ada beberapa hal yang menyebabkan briefing gagal dilakukan, yaitu:

1. Pemimpin dan karyawan sama-sama tidak berdisiplin dalammenerapkan kebiasaan briefing.

2. Pemimpin terlalu percaya diri dengan kemampuannya sehingga merasa tidak perlu melakukan briefing.

3. Pemimpin merasa kurang percaya diri dan kehilangan ide/materi yang akan disampaikan dalam briefing., sehingga untuk melindungi ketidakpercayaan dirinya tersebut maka briefing ditiadakan.

4. Karyawan atau bawahan menganggap briefing adalah tidak penting, dan merasa tidak ada manfaatnya dalam mengikuti briefing.

Lalu untuk menghindari agar suatu briefing gagal dilakukan adalah dengan cara :

1. Membiasakan briefing. Ini adalah yang paling utama. Pada awalnya menerapkan suatu sistem sangatlah berat, dan mungkin pula banyak penolakan-penolakan dari para bawahan. Namun apabila hal tersebut dipaksakan untuk dilakukan, maka kebiasaan tersebut akan tumbuh dengan sendirinya. Dan pada akhirnya akan timbul suatu keadaan dimana suatu pekerjaan akan kurang jika tidak ada briefing.

2. Pada waktu pelaksanaan briefing, sebaiknya dilakukan dengan suasana yang santai namun penuh perhatian. Tidak perlu bersikap formal dan kaku dalam menyampaikan materi. Cukup dengan bahasa yang biasa saja dan bersuasana kekeluargaan adalah lebih baik. Hal ini bukan saja semakin mendekatkan satu sama lain, akan tetapi juga keadaan organisasi akan menjadi lebih hidup da menyenangkan karena penyampaian ide-ide atau keluhan-keluhan dilakukan secara terbuka.

3. Buat materi briefing yang menarik dan tidak membutuhkan waktu yang lama. Materi briefing tidak perlu panjang lebar, cukup hal-hal pentingnya saja. Hal ini adalah untuk melindungi kebosanan para bawahan yang ujung-ujungnya adalah menjadi malas untuk mengikuti briefing.

Itulah beberapa hal seputar briefing,dan pentingnya briefing dalam kehidupan berorganisasi, baik organisasi bisnis,pemerintahan, ataupun yang lainnya. Jangan sepelekan suatu hal kecil, karena hal itu akan berakibat fatal.Briefing adalah hal yang kecil, akan tetapi jika tidak dilakukan, maka kegiatan organisasi akan terhambat, karena informasi-informasi penting dan detail tidak sampai kepada para bawahan. Dan itu akan berakibat fatal !

Klik disini untuk versi Bahasa Inggris